Business [ -43- ] การประชุมที่ใช้เวลานาน ยิ่งหมายถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ตกต่ำ

การประชุมที่ใช้เวลานาน ยิ่งหมายถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ตกต่ำ

___________________________________________

การประชุม เป็นการรวบรวมคนในแผนกหรือบริษัท เข้ามาพูดคุยกันเพื่อรายงานปัญหา วิธีการแก้ปัญหา รวมถึงรายงานการทำงานของแต่ละแผนก นอกจากนี้ยังเป็นการระดมสมอง เพื่อหาไอเดียใหม่ ๆ ในการดำเนินธุรกิจ หรือเป็นช่วงเวลาแลกเปลี่ยน พูดคุยเรื่องที่ต้องรับรู้และตัดสินใจร่วมกัน ดังนั้น การประชุม จึงควรมีการเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนเสมอ มีหัวข้อการประชุมที่ชัดเจน และเมื่อจบการประชุม ก็ต้องมีบทสรุป พร้อมระบุหน้าที่ของทีมงานแต่ละคนว่าต้องไปทำอะไรต่อ

การประชุมที่ใช้เวลานาน สะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ตกต่ำ

การประชุมที่ดีไม่ควรใช้เวลานานเกินไป หรือถ้าหาก เป็นการประชุมแผนกอาจจะใช้เวลาเพียงสั้น ๆ ทางที่ดีไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง แต่บางครั้งเราก็อาจจะเคยเห็นการประชุมที่ใช้เวลานานทั้งวัน นั่นเป็นเพราะมีหลายแผนกที่ต้องรายงานและพูดคุยกัน แต่ส่วนใหญ่มักจะเป็นการประชุมที่มีเพียงหัวหน้าหรือตัวแทนเข้าประชุมเท่านั้น และงานบางรูปแบบ อาจจะต้องผลัดกันเข้าประชุม หมายความว่าไม่จำเป็นต้องเข้าทุกแผนกพร้อมกัน ใครมีงานที่ต้องรับผิดชอบก็ทำงานไปก่อน ให้เข้าเฉพาะคนที่มีส่วนร่วมเท่านั้น และหากมีเรื่องที่ต้องให้คนที่ไม่ได้อยู่ในห้องประชุมรับทราบ หรือต้องสอบถาม ขอความเห็น ก็อาจจะมีการเชิญให้เข้าไปเป็นช่วง แบบนี้ก็เป็นการบริหารเวลาได้ดีแบบหนึ่ง แต่หากจบการประชุมในแบบไม่มีบทสรุปใด ๆ ย่อมไม่เกิดประโยชน์จากการประชุมเลย ดังนั้น การประชุมที่ดี ควรมีหัวข้อ มีการจัดการเวลา และที่สำคัญต้องมีบทสรุปที่ชัด และกระชับเวลา

การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรประกอบด้วยอะไร?

1. มีวาระและวัตถุประสงค์การประชุมที่ชัดเจน

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพทุกครั้ง ควรมีการระบุวัตถุประสงค์การประชุมให้ชัดเจน ก่อนเริ่มการประชุม โดยให้แจ้งวัตถุประสงค์หลักและวัตถุประสงค์รอง (หากจำเป็น) เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมครั้งนี้ต้องมีการตัดสินใจเกิดขึ้น นอกจากนี้วาระการประชุมควรกำหนดโครงสร้างการประชุมด้วย

2. ระบุจำนวนคนที่ต้องเข้าประชุม

ผู้บริหารองค์กรใหญ่ ๆ ชั้นนำของโลกหลายคนให้ความสำคัญกับเรื่องของจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างมาก ซึ่งการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ควรมีจำนวนคนเข้าประชุมที่มากเกินไป เพราะจะทำให้ไม่เกิดผลดีต่อการประชุม การประชุมที่ดีควรเน้นผู้เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริง ๆ และเน้นผลลัพธ์ของการประชุมเป็นหลัก หากคนมากเกินไปย่อมเสียเวลาทำงานโดยใช่เหตุ

3. จดบันทึกการประชุมเสมอ

ในการประชุมแต่ละครั้งควรมีการกำหนดหน้าที่ของคนต้องจดบันทึกการประชุมโดยละเอียดทุกครั้ง ซึ่งเราจะเห็นได้ว่ามีผู้บริหารหลายคนให้เลขานุการที่มีความสามารถจดข้อมูลได้รวดเร็ว เข้าใจง่าย และมีระเบียบ ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องกังวลในการจดข้อมูลสำคัญ และมีสมาธิกับการประชุมได้อย่างเต็มที่

4. สามารถดำเนินการ และติดตามผล

การประชุมทุกครั้งจะมีบทสรุป ซึ่งจะเป็นการแบ่งงาน หรือมอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนต่อไปก็คือการดำเนินงาน รวมถึงการรวบรวมข้อมูลที่ได้ เพื่อเก็บไว้นำเสนอในการประชุมครั้งต่อไป และต้องมีคนที่คอยกำกับติดตามผลว่าการประชุมดำเนินการไปถึงไหน อย่างไร และอยู่ในกรอบเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่?

ท้ายที่สุด ควรใช้การประชุมให้ครบทุกองค์ประกอบและต้องผลักดันการตัดสินใจไปข้างหน้า ให้ใช้วาระการประชุม คนกำกับติดตามผล และผลลัพธ์ที่มุ่งเน้นเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามวัตถุประสงค์อย่างแท้จริง